Prüfe Kontentrennung, Teamrechte, Kundenberichte und Kosten je SaaS-Kunde.
E-Mail-Tools für Agenturen im SaaS-Kundenbetrieb
Betreust du E-Mail-Marketing für mehrere SaaS-Unternehmen, ist die wichtigste Architekturfrage, wo die Grenze zwischen Kundenkonten verläuft. Ein gemeinsamer Agenturzugang kann den Wechsel zwischen Projekten erleichtern, während getrennte Konten Daten und Absender klar auseinanderhalten. Entscheidend ist, dass jede Person nur die Kundendaten sieht, die sie für ihre Arbeit braucht, und dass ein Kundenwechsel nicht versehentlich Vorlagen, Listen oder Empfänger vermischt.
Dieser Überblick vergleicht zehn verbreitete Plattformen anhand von Mehrmandantenfähigkeit, Rollen, wiederverwendbaren Vorlagen, kundenbezogenen Berichten und der Weitergabe von Kosten. Produktfunktionen können je nach Tarif, Region und Kontotyp variieren. Behandle Tabellenangaben daher als Gesprächsgrundlage: Vor einer Migration solltest du mit einem Testkonto kontrollieren, welche Rechte tatsächlich verfügbar sind und wie ein Kunde seine eigenen Daten exportiert.
Für SaaS-Teams brauchst du außerdem meist zwei unterschiedliche E-Mail-Arten: Kampagnen und Lifecycle-Nachrichten wie Onboarding oder Produktupdates. Nicht jeder Newsletter-Tarif deckt transaktionale Zustellung oder Ereignisse aus dem Produkt ab. Plane deshalb pro Kunde getrennte Absender, Domains, API-Schlüssel und Verantwortlichkeiten ein. Eine kurze Leistungsbeschreibung sollte festhalten, wer Vorlagen freigibt, Listen pflegt, Rechnungen trägt und bei einem Agenturwechsel den Zugang übernimmt.
| Plattform | Mehrmandanten / Unterkonten | Rollen und Rechte | White-Label / Berichte | Einstiegspreis |
|---|---|---|---|---|
| ActiveCampaign | Kundenkonten separat anlegen | Je Tarif und Konto prüfen | Berichte pro Konto prüfen | Starter 15 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung |
| HubSpot Marketing Hub | Getrennte Kundenportale möglich | Rollen im Portal prüfen | Berichte je Portal; White-Label prüfen | Starter 7 $ pro Platz und Monat |
| Brevo | Mehrere Konten für Kunden prüfen | Verfügbare Teamrechte tarifabhängig | Export und Branding prüfen | Free: 300 E-Mails pro Tag; Starter 9 $ pro Monat für 5.000 E-Mails |
| Mailchimp | Kundenkonten getrennt führen | Platz- und Rollenmodell prüfen | Berichte je Konto; White-Label prüfen | Free: 250 Kontakte und 500 Sendungen; Essentials 13 $ pro Monat für 500 Kontakte |
| SendGrid | Unterkonten für Projekte prüfen | Zugriffsrollen pro Unterkonto prüfen | Berichte pro Konto; Branding prüfen | Email API Essentials ab 19,95 $ pro Monat; Marketing Campaigns Free für 2.000 Kontakte und 6.000 E-Mails |
| Mailjet | Unterkonten verfügbar | Rollen und Kundenzugänge prüfen | Berichte pro Konto prüfen | Free: 6.000 E-Mails pro Monat (200 pro Tag); Starter 9 $ pro Monat für 8.000 E-Mails |
| Klaviyo | Kundenprofile und Konten getrennt halten | Teamrechte pro Konto prüfen | Berichte je Kunde; White-Label prüfen | Free für 250 Profile; 20 $ pro Monat für 500 Profile |
| Moosend | Unterkonten für Agenturen prüfen | Kontenrechte je Plan prüfen | Berichte exportieren; Branding prüfen | Pro 9 $ monatlich oder 7 $ pro Monat jährlich für 500 Kontakte |
| Zoho Campaigns | Kundenkonten trennen | Rollen je Tarif prüfen | Berichte und White-Label prüfen | Forever Free kostenlos; Standard 3 $ pro Monat jährlich |
| Constant Contact | Separate Kundenkonten möglich | Lite mit einem Nutzer; weitere Tarife prüfen | Berichte je Konto; White-Label prüfen | Lite ab 12 $ pro Monat, Preis abhängig von Kontakten |
ActiveCampaign
ActiveCampaign verbindet Kontaktverwaltung und E-Mail-Automation. Für eine Agentur kann das hilfreich sein, wenn ein SaaS-Kunde Lead-Übergaben, Vertriebsprozesse und Lifecycle-Nachrichten in einem Arbeitsbereich abbilden möchte. Starter kostet 15 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung für 1.000 Kontakte; einen Gratisplan gibt es nicht. Lege für jeden Kunden ein eigenes Konto an und kontrolliere vor Vertragsbeginn, ob dein Team innerhalb dieses Kontos getrennte Nutzerrollen vergeben kann. Ein gemeinsamer Login erschwert spätere Übergaben und macht nachvollziehbarere Zuständigkeiten unmöglich.
Baue eine neutrale Vorlagenbibliothek mit klar benannten Ausgangsversionen und kopiere erst nach Freigabe in den Kundenbereich. Prüfe, ob sich Automationen und Inhalte ohne personenbezogene Beispieldaten übertragen lassen. Das Reporting sollte pro Kundenkonto exportierbar sein; vereinbare vorab, welche Kennzahlen im monatlichen Bericht stehen und ob der Kunde direkten Lesezugriff erhält. Für die Abrechnung kannst du die Lizenz direkt beim Kunden belassen oder sie als separaten Kostenpunkt weiterreichen. Halte schriftlich fest, wer Zahlungsdaten verwaltet und wie das Konto nach einer Kündigung übergeben wird.
HubSpot Marketing Hub
HubSpot bündelt Marketingfunktionen mit CRM-Daten. Das ist für Agenturen interessant, wenn SaaS-Kunden Kampagnen und Vertriebsprozesse abstimmen wollen. Marketing Hub Starter kostet 7 $ pro Platz und Monat; Professional beginnt bei 800 $ pro Monat. Plane die Kontenstruktur sorgfältig: getrennte Kundenportale erleichtern Datengrenzen, bedeuten aber auch mehrere Abos und Verwaltungsbereiche. Kläre, ob dein Agenturteam in jedes Portal eingeladen werden kann und welche Rechte für Erstellen, Freigeben und Auswerten getrennt vergeben werden können.
Wiederverwendbare Vorlagen sind besonders nützlich, wenn sie Gestaltungselemente enthalten, aber keine Kundendaten oder individuellen Claims. Bewahre deshalb Masterdateien außerhalb der produktiven Kundenlisten auf und dokumentiere, welche Elemente pro Marke anzupassen sind. Für Berichte solltest du einen Kundenbereich mit nur den vereinbarten Kennzahlen einrichten und einen Export testen. Frage außerdem, ob Berichte unter eigener Agenturmarke bereitgestellt werden können; behaupte White-Label nicht ohne Prüfung im konkreten Tarif. Bei der Kostenweitergabe lässt sich der Platzpreis zuordnen, während ein Portal-Abo eine eigene Position im Kundenangebot sein kann.
Brevo
Brevo führt E-Mail-Versand und weitere Kundenkommunikation in einer Plattform zusammen. Für Agenturen mit SaaS-Kunden ist zuerst zu klären, ob die Kunden jeweils separate Konten erhalten oder ob eine zentrale Agenturverwaltung mit Mandantenansichten verfügbar ist. Die kostenlose Stufe umfasst 300 E-Mails pro Tag; Starter kostet 9 $ pro Monat für 5.000 E-Mails. Prüfe, wie zusätzliche Nutzer hinzugefügt werden und ob sich Schreib-, Freigabe- und Lesezugriff für jeden Kunden getrennt zuweisen lassen. Diese Details bestimmen, ob ein Kunde Kampagnen selbst prüfen kann, ohne Zugriff auf andere Projekte zu erhalten.
Du kannst eine neutrale Grundvorlage für Produktupdates oder Onboarding vorbereiten und sie je SaaS-Marke in einem separaten Kundenkonto anpassen. Teste, ob Änderungen an einer Mastervorlage nicht versehentlich in bereits versendete oder kundenindividuelle Inhalte übernommen werden. Im Reporting sind getrennte Absender und Konten wichtig, damit Kennzahlen eindeutig dem Kunden zugeordnet bleiben. Stelle vor dem Angebot fest, ob sich Berichte exportieren oder mit einem Kunden teilen lassen und ob Branding beeinflusst werden kann. Bei der Abrechnung sollte die vereinbarte E-Mail-Menge dem jeweiligen Kunden zugeordnet werden; dokumentiere Mehrverbrauch und Zuständigkeit für das Abo.
Mailchimp
Mailchimp ist vielen Marketingteams bereits vertraut und kann deshalb die Einführung bei einem SaaS-Kunden erleichtern. Für Agenturarbeit solltest du trotzdem ein eigenes Kundenkonto pro Unternehmen vorsehen, statt mehrere Marken in einer Empfängerliste zu vermischen. Die Free-Stufe deckt 250 Kontakte und 500 Sendungen ab; Essentials kostet 13 $ pro Monat für 500 Kontakte. Prüfe im gewählten Tarif, wie viele Nutzerplätze und Rollen enthalten sind und ob Kundenteams Inhalte prüfen können, ohne Listen oder Abrechnungseinstellungen zu verändern.
Gestaltungsbausteine lassen sich als Ausgangspunkt wiederverwenden, doch Markenfarben, Absender und rechtliche Fußzeilen müssen pro Kunde kontrolliert werden. Erstelle daher eine Checkliste vor jedem Versand und halte getrennte Kopien der freigegebenen Vorlagen. Für monatliche Kundengespräche braucht dein Team einen Export oder einen freigegebenen Lesezugriff auf die Kampagnenwerte. Teste dabei, ob die Berichte den betrachteten Zeitraum und die jeweilige Zielgruppe klar ausweisen. Lizenzkosten richten sich nach dem jeweiligen Kundenkonto und dessen Kontakten; vereinbare, ob der Kunde direkt zahlt oder ob deine Agentur das Abo auslegt und einzeln abrechnet.
SendGrid
SendGrid ist vor allem dann relevant, wenn SaaS-Kunden neben Kampagnen auch Produktmails wie Anmeldebestätigungen und Passwort-Links versenden. Unterscheide die Email API von Marketing Campaigns: Für die API gibt es keinen Gratisplan, aber einen 60-Tage-Test mit 100 E-Mails pro Tag; Essentials startet bei 19,95 $ pro Monat. Marketing Campaigns bietet eine Free-Stufe für 2.000 Kontakte und 6.000 E-Mails. Prüfe, wie Unterkonten angelegt werden, ob API-Schlüssel pro Kunde getrennt bleiben und welche Teamrollen Zugriff auf Vorlagen, Versand und Ereignisdaten haben.
Für Agenturen mit mehreren Produktumgebungen ist eine saubere Trennung von Entwicklungs-, Test- und Live-Zugang wichtiger als ein gemeinsamer Zugang. Nutze kundenbezogene Vorlagenordner und halte Schlüssel aus geteilten Dokumenten heraus. Ein Bericht sollte Zustellung und Kampagnenwerte für den jeweiligen Mandanten getrennt darstellen; kontrolliere den Export anhand eines Testversands, bevor du ihn in ein Kundenreporting übernimmst. White-Label-Berichte sind gesondert zu prüfen. Bei der Kostenweitergabe müssen API- und Marketingnutzung getrennt betrachtet werden, damit transaktionales Volumen nicht unbemerkt im Kampagnenbudget landet.
Mailjet
Mailjet bietet Konten und Unterkonten, die sich für eine Agenturstruktur eignen können. Die Free-Stufe umfasst 6.000 E-Mails pro Monat mit einer Grenze von 200 pro Tag; Starter kostet 9 $ pro Monat für 8.000 E-Mails. Vor der Einführung solltest du praktisch prüfen, ob ein Unterkonto für jeden SaaS-Kunden reicht und welche Rollen darin verfügbar sind. Besonders wichtig ist, ob der Kunde nur Inhalte freigibt, während dein Team Listen, Versandkonfiguration und Nutzer verwaltet. Dokumentiere auch, ob Zugang und Daten bei Vertragsende auf den Kunden übertragen werden können.
Bei wiederkehrenden Kampagnen kann eine gemeinsame Gestaltungsvorlage den Start beschleunigen. Halte sie als Master vor und kopiere sie in das jeweilige Unterkonto, damit Änderungen nicht unabsichtlich mehrere Kunden betreffen. Frage nach einer Vorschau des Berichts pro Unterkonto und teste, ob sich Ergebnisse mit dem Kunden teilen oder exportieren lassen. White-Label-Funktionen sollten für den konkreten Plan bestätigt werden. Für die Abrechnung lässt sich ein Kontingent je Unterkonto leichter nachvollziehen als eine gemeinsame Sendemenge; wenn zentral versendet wird, braucht dein Vertrag eine klare Zuordnung von Volumen und Mehrkosten.
Klaviyo
Klaviyo ist auf Profile und verhaltensbasierte Kommunikation ausgerichtet. Im SaaS-Kontext kann das für Produktteams passen, wenn Ereignisse aus dem Produkt und Marketingkontakte sauber zusammengeführt werden. Die Free-Stufe gilt für 250 Profile; der Preis für 500 Profile beträgt 20 $ pro Monat. Für Agenturen empfiehlt sich ein separates Konto pro Kunde, damit Profilbestände, Einwilligungen und Ereignisse klar getrennt sind. Prüfe, ob Mitarbeitende und Kunden unterschiedliche Rechte erhalten und wie der Zugang entzogen wird, wenn ein Projekt endet.
Vorlagen für Willkommens- oder Reaktivierungsstrecken kannst du als konzeptionelle Basis wiederverwenden; passe jedoch Felder, Ereignisnamen und Einwilligungstexte an jede Produktlogik an. Eine identische Automation kann in zwei SaaS-Produkten unterschiedliche Bedeutungen haben. Das Reporting sollte Profile, Nachrichten und Resultate je Kundenkonto ausweisen. Teste den Export und bestätige, welche Kennzahlen ein Kunde selbst sehen darf. Ob Berichte mit Agenturbranding versehen werden können, hängt von der Lösung ab und muss im konkreten Account geprüft werden. Für die Kundenrechnung sollte die Profilstufe transparent sein, denn Wachstum der Kontaktbasis kann die laufenden Kosten verändern.
Moosend
Moosend kann für Agenturen interessant sein, die mehrere kleinere Kunden mit begrenztem Versandbedarf betreuen. Für 500 Kontakte kostet Pro 9 $ bei monatlicher Zahlung oder 7 $ pro Monat bei jährlicher Zahlung. Kläre zuerst, ob dein gewünschtes Kontenmodell eigenständige Kundenbereiche oder Unterkonten vorsieht. Wenn ein Kundenkonto separat verwaltet wird, kann der SaaS-Anbieter seine eigenen Empfänger und Inhalte kontrollieren, während die Agentur die Umsetzung betreut. Prüfe außerdem Nutzerlimits und Rollen, bevor du einen Kunden zur Freigabe einlädst.
Lege wiederverwendbare Sequenzen als Vorlagen an, aber übertrage keine echten Kundendaten zwischen Projekten. Ein dokumentierter Namensstandard für Konto, Liste und Automation reduziert Verwechslungen, wenn dein Team mehrere Onboarding-Strecken parallel pflegt. Für das Reporting solltest du auf Kundenebene exportieren und anhand eines Testkontos kontrollieren, ob Empfängerzahlen und Zeitraum verständlich dargestellt werden. White-Label-Berichte nicht voraussetzen, bevor du sie im Tarif bestätigt hast. Die Lizenz kann direkt vom Kunden bezahlt werden; falls deine Agentur sie weiterberechnet, benenne den Tarif, die Kontaktgrenze und die vereinbarte Abrechnungsperiode.
Zoho Campaigns
Zoho Campaigns bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan sowie bezahlte Tarife. Standard kostet 3 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung; prüfe vorab, für welchen Kontaktumfang dieser Preis gilt. Für eine SaaS-Agentur ist die Kontenfrage daher zuerst zu beantworten: Gibt es je Kunde eine eigene Zoho-Organisation, oder wird die Arbeit über die Umgebung des Kunden erledigt? Prüfe Rollen, Einladungen und die Möglichkeit, deinen Zugriff nach Projektende zu entfernen. Separate Kundenbereiche helfen, Daten und Verantwortlichkeiten auseinanderzuhalten.
Vorlagen lassen sich als neutrale Grundmuster verwenden, sollten aber in Kundenkonten dupliziert und mit markenspezifischen Angaben versehen werden. Bei mehreren Kunden ist eine zentrale Liste mit Mastervorlagen sinnvoll, solange keine Kontakte oder nicht öffentliche Produktdetails darin liegen. Für jeden Kundenbericht solltest du Zeitraum, Empfängerbasis und Versand eindeutig zuordnen können. Teste, ob ein Export verfügbar ist und ob der Kunde die Auswertung direkt abrufen darf. White-Label-Fähigkeit sowie Unterkonten sind nicht pauschal anzunehmen. Vereinbare, ob Zoho-Kosten direkt beim Kunden anfallen und wie sich Tarifänderungen auf dein laufendes Agenturhonorar auswirken.
Constant Contact
Constant Contact bietet Kontakt-basierte Tarife. Lite beginnt bei 12 $ pro Monat, der genaue Betrag hängt von der Listengröße ab; einen Gratisplan gibt es nicht, nur eine Testphase. Für Agenturen ist die Nutzerzahl relevant: Lite nennt einen Nutzer, während andere Tarife gesondert zu prüfen sind. Lege für SaaS-Kunden separate Konten an, wenn die Plattform das in deinem Betriebsmodell unterstützt, und kontrolliere, ob Mitarbeitende unterschiedliche Aufgabenrechte erhalten. Wenn ein Kunde selbst Kampagnen freigibt, sollte sein Zugang keine anderen Kundendaten oder Abrechnungseinstellungen offenlegen.
Verwende wiederkehrende Layouts als Kopiervorlage und kontrolliere vor jeder Übernahme Links, Absender, Produktnamen und Fußzeilen. Ein Kunde sollte seinen Bericht aus dem eigenen Konto abrufen können oder einen Export erhalten, der klar auf seine Kampagnen begrenzt ist. Prüfe, ob sich die Darstellung an dein Agenturbranding anpassen lässt; die Verfügbarkeit darf nicht ohne Tarifprüfung zugesagt werden. Weil der Preis mit der Kontaktzahl variiert, gehört die aktuelle Listengröße in die monatliche Kostenübersicht. Vereinbare, wer Kontakte bereinigt, Schwellenwerte überwacht und den Kunden vor einer höheren Abostufe informiert.
So richtest du den Agenturablauf ein
Beginne mit einer Bestandsaufnahme je SaaS-Kunde: Welche Absenderdomain wird verwendet, welche Nachrichten sind Marketing und welche Teil des Produkts, und wer genehmigt Inhalte? Richte zuerst die Kontenstruktur und Nutzerrollen ein, bevor du Listen importierst. Ein kleiner Pilot mit einem Kunden deckt meist auf, ob deine Agentur Zugriff auf Freigaben, Vorlagen und Exporte hat, ohne dass ein anderes Kundenprojekt sichtbar wird. Halte Adminzugang und Wiederherstellungswege beim Kunden oder in einem vereinbarten gemeinsamen Tresor fest.
Lege danach einen wiederholbaren Übergabeprozess an. Dazu gehören eine Benennung für Listen und Automationen, eine Ablage für freigegebene Vorlagen, ein Kalender für Kundenberichte und eine Regel, wer Änderungen veröffentlicht. Bei Produktmails sollte ein technischer Ansprechpartner Änderungen an Ereignissen und Testumgebungen begleiten. Prüfe regelmäßig, ob Teammitglieder noch im Projekt arbeiten und ob Zugangsdaten rotiert werden müssen. Diese Schritte helfen, Konten auch dann nachvollziehbar zu halten, wenn mehrere Projektleitungen oder Kundenkontakte wechseln.
Zum Monatsende ordnest du die Kosten dem Vertrag zu: Abostufe, Kontaktzahl oder Versandmenge, Zusatzkonten und vereinbarte Agenturleistung. Exportiere eine Kopie des Kundenberichts und halte offene Änderungen fest. So kann der Kunde nachvollziehen, welche Kosten aus der Plattform stammen und welche Leistungen deine Agentur erbracht hat. Prüfe vor einem Wechsel außerdem, ob Vorlagen und Berichte exportiert werden können und wer die Daten anschließend verwaltet.
Nächste Schritte
Erstelle für einen Pilotkunden eine kleine Prüfliste: Kontoinhaber, Nutzerrollen, Absenderdomain, Mastervorlagen, Kundenbericht und Kostenzuordnung. Richte einen Testzugang ein, simuliere die Freigabe einer Nachricht und exportiere einen Bericht. Erst wenn diese Abläufe für dein Team und den Kunden funktionieren, überträgst du weitere SaaS-Marken in dieselbe Betriebsstruktur.
Nimm die Fragen zu Datenzugriff, Übergabe und variablen Kosten in dein Kundenangebot auf. Bei mehreren Produkten lohnt sich ein wiederkehrender Kontencheck: Prüfe Adminrechte, deaktivierte Mitarbeitende, API-Schlüssel und gespeicherte Vorlagen. So bleibt nachvollziehbar, wer Inhalte versenden darf und welche Kosten einem konkreten Kunden zugeordnet werden.
Häufige Fragen von Agenturen
Wie trennst du SaaS-Kundenkonten in einer Agentur?
Richte nach Möglichkeit für jeden Kunden ein eigenes Konto oder Unterkonto ein. Halte Absender, Listen, API-Zugänge und Abrechnung getrennt und dokumentiere, wer Eigentümer des Kontos ist. Prüfe beim Anbieter, welche Teamrechte im konkreten Tarif verfügbar sind.
Welche Rechte sollte ein Kunde erhalten?
Gib Kundenteams nur die Zugriffe, die sie für Prüfung und Freigabe benötigen. Trenne Bearbeitung, Versand, Nutzerverwaltung und Abrechnung, sofern das Tool diese Rollen anbietet. Teste den Zugang mit einem separaten Nutzer, bevor du ihn im laufenden Betrieb verwendest.
Kann eine Agentur Vorlagen für mehrere Kunden wiederverwenden?
Ja, wenn du eine neutrale Mastervorlage ohne personenbezogene Daten oder kundenspezifische Aussagen pflegst. Kopiere sie in den jeweiligen Kundenbereich und passe Marke, Absender, Links und Einwilligungstexte an. Eine Freigabe-Checkliste hilft, versehentliche Übernahmen zu vermeiden.
Wie sollte das Reporting pro Kunde aufgebaut sein?
Lege gemeinsam mit dem Kunden Zeitraum, Zielgruppe und Kennzahlen fest. Exportiere Ergebnisse aus dem jeweiligen Konto oder nutze einen ausdrücklich freigegebenen Lesezugang. Kontrolliere, dass ein Bericht keine Daten anderer Marken enthält und bei Bedarf weitergegeben werden kann.
Wer sollte das E-Mail-Tool bezahlen?
Beide Modelle sind möglich: Der Kunde kann das Konto selbst abonnieren oder die Agentur legt die Lizenz aus und berechnet sie weiter. Lege fest, wer Vertragspartner ist, wer Zahlungsdaten verwaltet und was bei einer Kündigung oder einem Agenturwechsel mit Konto und Vorlagen geschieht.
Wie kalkulierst du variable Kontakt- oder Versandpreise?
Ordne jedem Kunden die relevante Kontaktzahl oder das Versandvolumen zu und prüfe die Tarifgrenzen regelmäßig. Halte Mehrverbrauch und mögliche Tarifwechsel im Angebot fest. Die Preisangaben in der Übersicht gelten nur für die jeweils genannte Stufe und Abrechnungsweise.
Sollten Marketing- und transaktionale E-Mails dasselbe Konto nutzen?
Das hängt vom Produkt und der technischen Zuständigkeit ab. Trenne mindestens Absender, Berechtigungen und Versandkonfiguration klar. Bei kritischen Produktmails sollten SaaS-Entwicklung und Marketing gemeinsam prüfen, wie Test- und Liveumgebungen abgesichert werden.
Was gehört in eine Übergabe beim Ende des Agenturmandats?
Vereinbare vorab, wie der Kunde Eigentum und Adminzugang übernimmt. Dokumentiere Vorlagen, Automationen, Einwilligungsgrundlagen und relevante Exporte, entferne nicht mehr benötigte Teamzugänge und rotiere gemeinsam genutzte Zugangsdaten.