Die passende E-Mail-Frequenz für SaaS festlegen
Für SaaS gibt es nicht die eine richtige Zahl an E-Mails pro Woche. Ein Passwort-Reset wird durch einen Vorgang ausgelöst; eine Einführung hilft einer neuen Person, das Produkt zu verstehen; ein Newsletter und eine Vertriebsnachricht erfüllen wieder andere Erwartungen. Entscheidend ist, diese Ströme bewusst zu gestalten und ihre gemeinsame Wirkung pro Empfänger zu steuern. So bleibt eine hilfreiche Produktmeldung erkennbar, auch wenn mehrere Teams kommunizieren.
Beginne mit fünf getrennten Kategorien: Transaktionsnachrichten gehen bei Bedarf raus; Onboarding ist zeitlich begrenzt; Produktupdates folgen echter Relevanz; Newsletter halten einen nachvollziehbaren Takt; Sales-Assist reagiert auf einen konkreten Kontext. Eine Automationsregel allein löst das Problem nicht, wenn daneben Kampagnen laufen. Lege daher globale Grenzen, Prioritäten und Ruhezeiten fest, und biete im Präferenzzentrum eine einfache Wahl der gewünschten Häufigkeit.
Wenn du eine Plattform auswählst, prüfe die konkrete Umsetzung in deinem Tarif und in deinem Datenmodell. Die Tabelle ordnet Anbieter nach typischen Einsatzfeldern und Einstiegspreisen ein; prüfe bei jedem Produkt, welche Schutzregeln sich tatsächlich abbilden lassen. Customer.io Essentials startet bei 100 $ pro Monat für 5.000 Profile und enthält eine Million E-Mail-Sendungen im Monat. Für die Auswahl zählt, ob sich damit deine benötigten Streams und Empfängerregeln nachvollziehbar koordinieren lassen.
Es gibt keine Frequenz, die für jeden SaaS-Kontakt passt. Trenne Nachrichten nach Zweck, setze Grenzen für die Summe automatisierter und geplanter Sendungen und gib Empfängern echte Wahlmöglichkeiten. Ein guter Prozess macht sichtbar, welche Nachricht Vorrang hat, wann eine Kampagne wartet und wie du erkennst, dass der Rhythmus überarbeitet werden sollte.
| Tool | Passender Einsatz | Prüfpunkt für die Frequenz | Einstiegspreis |
|---|---|---|---|
| Customer.io | Lifecycle- und Produktkommunikation | Streams, Prioritäten und Empfängerlogik im Workflow abbilden. | Essentials: 100 $ monatlich für 5.000 Profile |
| Userlist | Nutzer- und Account-Kommunikation | Prüfen, wie Nutzer- und Unternehmenssegmente zusammenwirken. | Basic: 149 $ pro Monat bis 10.000 Nutzer |
| Loops | Produktteams mit begrenzter Zielgruppe | Abstand zwischen zeitgesteuerten und ausgelösten Nachrichten festlegen. | Early Stage: kostenlos bis 4.000 Sendungen in 30 Tagen |
| ActiveCampaign | Marketing-Automationen und CRM-Abläufe | Überschneidungen zwischen Automation und Kampagne sichtbar machen. | Starter: 15 $ monatlich, jährlich abgerechnet, bei 1.000 Kontakten |
| Brevo | Kampagnen und operative Kommunikation | Versandvolumen und Kontaktregeln getrennt planen. | Free: 300 E-Mails pro Tag |
| Kit | Redaktioneller Newsletter | Regelmäßige Aussendungen mit pausierbaren Sequenzen abstimmen. | Free bis 10.000 Abonnenten |
| Mailchimp | Newsletter und Kampagnenbetrieb | Kontakte und Sendungen je Kampagne einplanen. | Free: 250 Kontakte und 500 Sendungen |
| HubSpot Marketing Hub | Marketing mit CRM-Kontext | Automatisierte Kontakte in teamübergreifende Regeln einbeziehen. | Starter: 7 $ pro Platz und Monat |
| Intercom | Produktnahe Support-Kommunikation | Proaktive Nachrichten mit Kampagnen anderer Teams koordinieren. | Essential: 29 $ pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung |
| Sequenzy | SaaS-E-Mail nach Versandvolumen | Versandmenge im Verhältnis zu den geplanten Streams betrachten. | Kostenlos bis 2.500 E-Mails monatlich; 19 $ monatlich für 15.000 |
Customer.io: mehrere Lebenszyklusströme ordnen
Customer.io richtet sich an SaaS-Teams, die Kommunikation aus Produkt- und Kontodaten heraus planen. Für Frequenzarbeit ist dieser Kontext hilfreich, weil Registrierung, Nutzung, Abrechnung und Account-Zustand unterschiedliche Nachrichten auslösen können. Ein Ereignis sollte dabei nicht automatisch eine weitere E-Mail bedeuten: Prüfe, ob die Person bereits in einem Onboarding-Schritt steckt, ob ein ähnlicher Hinweis kürzlich versendet wurde und ob eine wichtigere Mitteilung Vorrang hat.
Essentials startet bei 100 $ pro Monat für 5.000 Profile und umfasst eine Million E-Mail-Sendungen im Monat. Plane zuerst die benötigten Profile und das Volumen, dann bilde jeden Stream getrennt ab. Die Plattform wird dadurch nicht selbst zur Frequenzstrategie: Dein Team muss entscheiden, welche Auslöser pausieren, wann ein Nutzer aus einer Sequenz ausscheidet und welche Informationen als Transaktion gelten.
Als Prüfpunkt eignet sich ein Ablauf mit konkurrierenden Ereignissen: Eine neue Person meldet sich an, erhält einen Sicherheitscode und erfüllt zugleich eine Bedingung für eine Produktkampagne. Dokumentiere für jeden Fall die gewünschte Reihenfolge und prüfe, ob dein Workflow diese Entscheidung zuverlässig umsetzt. Achte zusätzlich auf Rollenkonflikte, wenn mehrere Personen desselben Unternehmens Nachrichten erhalten. Dieser Ansatz ist besonders sinnvoll, wenn verhaltensbasierte Lifecycle-Kommunikation wichtiger ist als ein einzelner Newsletter-Rhythmus.
Userlist: Nutzer und Accounts gemeinsam betrachten
Userlist ist auf Kommunikation mit SaaS-Nutzern und Unternehmen ausgerichtet. Bei der Frequenzplanung ist das nützlich, wenn ein Produkt sowohl einzelne Anwender als auch einen gemeinsamen Firmenaccount adressiert. Ein Admin kann andere Hinweise brauchen als ein täglicher Nutzer; gleichzeitig sollte ein Account nicht mit mehreren beinahe identischen Nachrichten überlastet werden. Lege deshalb fest, ob Limits pro Person, pro Account oder für beide Ebenen gelten.
Der Basic-Tarif kostet 149 $ pro Monat bis 10.000 Nutzer. Die Preisstaffel zählt zusätzliche Nutzer gesondert, daher sollte deine Planung zwischen aktiven E-Mail-Empfängern und anderen erfassten Nutzerprofilen unterscheiden. Für einen Frequenztest zeichnest du zunächst die Rollen und Nachrichtenarten auf: Produktführung für neue Anwender, Zusammenfassungen für Verantwortliche und Hinweise für Kontoinhaber. Diese Einteilung verhindert, dass ein globaler Rhythmus für sehr verschiedene Empfängergruppen verwendet wird.
Prüfe in einer konkreten Testumgebung, wie Unternehmenssegmente, Einladungen und Statuswechsel in deine Regeln einfließen. Falls ein Account mehrere Beteiligte hat, stimmen Produkt-, Marketing- und Vertriebsteams ihre Kontaktpunkte ab. Die zentrale Frage lautet nicht nur, wie viele E-Mails eine Person sieht, sondern auch, wie oft das Unternehmen als Ganzes angesprochen wird. Diese Perspektive ist gerade bei B2B-SaaS wichtig, wo einzelne Entscheidungen selten nur eine Person betreffen.
Loops: kleine Produktteams und klare Versandmengen
Loops kann für ein junges SaaS-Team passen, das Produktkommunikation und eine überschaubare Empfängerliste zusammenführt. Der kostenlose Early Stage Plan erlaubt bis zu 4.000 Sendungen in einem rollierenden Zeitraum von 30 Tagen an die 1.000 neuesten Kontakte. Das ist eine Volumengrenze und ersetzt keine Regel, die festlegt, ob dieselbe Person in einer Woche mehrere unterschiedliche Ströme erhalten sollte.
Beginne mit einer Liste aller geplanten Nachrichten und markiere den jeweiligen Auslöser. Trenne zeitgesteuerte Einführungsschritte von Nachrichten, die an eine konkrete Nutzung gebunden sind. Im Planungsdokument kannst du anschließend die Reihenfolge und Abstände festhalten und festlegen, wann eine Person eine Sequenz verlässt. Bei einem Produktstart lohnt sich außerdem ein eigener Versandplan für bestehende Nutzer, neue Anmeldungen und Personen, die sich für Updates registriert haben.
Der bezahlte Growing Audience Plan kostet 48 $ pro Monat bei 4.788 Abonnenten. Vergleiche diese Zahl nicht nur mit der Größe deiner Liste: Prüfe, ob dein erwartetes Versandvolumen und die Aufteilung deiner Streams in den gewählten Tarif passen. Ein einfacher Workflow ist nur dann übersichtlich, wenn Verantwortliche ihn pflegen und konkurrierende Kampagnen vor dem Versand abstimmen. Für Teams mit einem kleinen Lifecycle-Set kann diese bewusst schlanke Arbeitsweise ausreichend sein.
ActiveCampaign: Automation neben Kampagnen einplanen
ActiveCampaign verbindet E-Mail-Marketing und Marketing-Automation mit CRM-Funktionen. Für SaaS-Teams, die unterschiedliche Abläufe für Leads und Nutzer verwalten, entsteht damit eine wichtige Planungsaufgabe: Eine Person kann gleichzeitig in einer zeitgesteuerten Sequenz, einer Zielgruppenkampagne und einem vertriebsnahen Ablauf liegen. Plane deshalb eine gemeinsame Übersicht, bevor mehrere Teams eigenständig Nachrichten anlegen.
Starter kostet 15 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung für 1.000 Kontakte. Der Tarif umfasst E-Mail-Marketing und Automation, hat aber Grenzen bei Nutzern und Aktionen pro Automation. Bei einer Cadence-Änderung solltest du daher die Komplexität des geplanten Ablaufs mit dem Tarifumfang abgleichen. Notiere auch, welche Automation auf ein Produktereignis reagiert und welche Nachrichten bei einer Vertriebsübergabe ausgesetzt werden.
Ein nützlicher Prüfablauf beginnt mit einem Lead, der sich registriert und anschließend ein kostenpflichtiges Produkt testet. Welche Marketingnachricht wird dadurch obsolet? Muss eine Einladung zu einem Gespräch warten? Wer darf den Versand fortsetzen? Solche Entscheidungen gehören als klare Regeln in den Prozess, statt sie einzelnen Kampagnenautoren zu überlassen. Prüfe außerdem Abmeldungen und Beschwerden pro Stream und Segment, damit eine gut laufende Newsletter-Gruppe nicht eine problematische Automation verdeckt.
Brevo: Volumen und Kontaktlogik getrennt halten
Brevo eignet sich als Ausgangspunkt, wenn ein Team Kampagnen und operative Nachrichten unter einem Dach organisiert. Für die Frequenzplanung ist wichtig, zwei Fragen auseinanderzuhalten: Wie viel kann dein Tarif senden, und wie oft soll eine einzelne Person tatsächlich angesprochen werden? Ein tägliches Volumenlimit beantwortet die zweite Frage nicht. Lege darum Empfängerregeln je Stream fest und betrachte das Versandvolumen als zusätzliche Kapazitätsplanung.
Der Free-Tarif umfasst 300 E-Mails pro Tag. Starter kostet 9 $ pro Monat für 5.000 E-Mails. Richte vor dem Wechsel aus einer Testphase eine Übersicht ein, die transaktionale Ereignisse, Produktmeldungen und Marketingkampagnen separat zählt. Für die operative Kommunikation sollte klar sein, welche Nachricht sofort raus muss und welche Nachricht in ein ruhigeres Zeitfenster verschoben werden kann.
Wenn mehrere Teams versenden, vereinbare einen Freigabeschritt für Kampagnen, die dieselbe Zielgruppe betreffen. Notiere geplante Sendetage und prüfe vor einem Produktrelease, ob ein Newsletter oder eine Automationsserie zeitgleich läuft. Ein überschaubares Kalenderverfahren funktioniert oft besser als eine komplizierte Regel, die niemand versteht. Bestimme zudem, wie Abmeldungen aus Marketinglisten verarbeitet werden und welche gesetzlichen sowie produktbezogenen Anforderungen für notwendige Kontonachrichten gelten.
Kit: Newsletter-Rhythmus und Sequenz abstimmen
Kit ist vor allem interessant, wenn ein SaaS-Team einen redaktionellen Newsletter als festen Kommunikationskanal betreibt. Ein verlässlicher Takt setzt eine Erwartung: Empfänger wissen, wann sie eine Ausgabe erhalten und welches Thema sie darin finden. Diese Regelmäßigkeit sollte mit Onboarding und Produktmeldungen abgestimmt werden. Andernfalls trifft eine neue Person in derselben Woche auf mehrere Nachrichten, obwohl jede einzelne für sich sinnvoll erscheint.
Der kostenlose Plan deckt bis zu 10.000 Abonnenten ab; der Creator-Tarif kostet 33 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Bei der Planung zählen daher Listenstruktur und Versandhäufigkeit gleichermaßen. Gruppiere Themen nach dem Interesse, das Menschen selbst gewählt haben, und biete eine verständliche Möglichkeit, seltenere Ausgaben oder eine Pause auszuwählen. Ein Newsletter darf außerdem nicht als Ersatz für notwendige Produktinformationen dienen.
Um eine Frequenzänderung zu testen, kannst du eine Ausgabe pro Monat ergänzen oder eine bestehende Sequenz verlängern, während eine vergleichbare Gruppe beim bisherigen Takt bleibt. Definiere vorher, welche Reaktionen für deinen Zweck relevant sind: Klicks auf ein erklärendes Thema, Abmeldungen, Beschwerden oder Antworten. Ein steigendes Öffnungsinteresse allein sagt nicht, ob die zusätzliche Ausgabe wertvoll war. Halte den Testzeitraum und redaktionelle Änderungen fest, damit du Frequenz und Inhalt nicht miteinander verwechselst.
Mailchimp: Kampagnenbetrieb mit Kontaktgrenzen
Mailchimp kann Teams bei regelmäßig geplanten Kampagnen helfen, insbesondere wenn Newsletter und ausgewählte Marketingnachrichten gemeinsam verwaltet werden. Ein SaaS-Team sollte trotzdem eine unabhängige Versandübersicht führen: Produkt-, Support- und Sales-Kommunikation kann außerhalb einer einzelnen Kampagnenplanung entstehen. Lege einen Verantwortlichen fest, der den Kalender vor größeren Releases und vor saisonalen Ankündigungen mit den übrigen Streams abgleicht.
Der kostenlose Plan umfasst 250 Kontakte und 500 Sendungen. Essentials kostet 13 $ pro Monat für 500 Kontakte. Das sind zwei verschiedene Grenzen: Die Zahl der gespeicherten Kontakte und die Sendemenge bestimmen nicht automatisch, wie oft eine Person angeschrieben werden soll. Segmentiere daher nur nach Kriterien, die einen echten Unterschied für Inhalt oder Rhythmus machen, und vermeide parallele Listen, die dieselbe Person mehrfach enthalten.
Eine praktische Frequenzregel kann beispielsweise einen wöchentlichen Versandtag für den Newsletter festlegen und zusätzliche Produktmeldungen nur bei einer wesentlichen Änderung zulassen. Erkläre die Kriterien intern, damit ein Team nicht jede kleine Verbesserung als separate Kampagne versendet. Vergleiche die Reaktionen auf ähnliche Ausgaben über mehrere Zyklen, statt aus einem einzelnen Versand Schlussfolgerungen abzuleiten. Bei sinkender Resonanz prüfst du sowohl den Rhythmus als auch die Themen und die Relevanz der Zielgruppe.
HubSpot Marketing Hub: CRM-Kontext einbeziehen
HubSpot Marketing Hub ist eine Option für SaaS-Teams, die Marketingkommunikation neben CRM-Daten und Zuständigkeiten organisieren. Frequenz entsteht dabei über Teamgrenzen hinweg: Marketing kann einen Interessenten pflegen, während Vertrieb bereits Kontakt aufgenommen hat oder das Produktteam eine Einführung auslöst. Bestimme, welche Aktivität eine bestehende Nachricht ersetzt, welche sie nur verschiebt und welche trotz einer Pause gesendet werden muss.
Starter kostet 7 $ pro Platz und Monat. Marketing Hub staffelt Funktionen nach Tarif; die Fakten führen für Free eine automatisierte Aktion und für Starter bis zu zehn Aktionen auf. Prüfe daher, ob die Regeln deiner tatsächlichen Abläufe mit dem gebuchten Umfang umsetzbar sind. Professionelle Pläne beginnen bei 800 $ pro Monat. Plane die benötigte Automationstiefe getrennt von der Frage, ob ein einzelnes Feature eine gute Frequenzstrategie ergibt.
Ein accountbasierter B2B-Prozess sollte zugleich Kontakte und gemeinsame Unternehmensereignisse berücksichtigen. Wenn jemand ein Gespräch bucht oder ein Produkt nutzt, braucht das zuständige Team einen Weg, eine unpassende Marketingmail zu unterdrücken. Lege außerdem fest, wie Verantwortliche einen Kontakt wieder in einen regelmäßigen Rhythmus aufnehmen. Eine klare Dokumentation von Übergaben schützt vor widersprüchlicher Ansprache und erleichtert später die Auswertung nach Rolle, Produktphase und Ziel.
Intercom: proaktive Produktnachrichten koordinieren
Intercom ist auf Support und Gespräche mit Nutzern ausgerichtet. Für SaaS-Frequenz ist dieser Kanal relevant, weil proaktive Hinweise, Hilfe und Marketing oft dieselbe Person erreichen. Lege fest, welche Nachrichten im Messenger oder per E-Mail erscheinen dürfen, während ein Supportfall offen ist. Eine Person, die gerade Hilfe zu einem Problem benötigt, sollte nicht gleichzeitig eine werbliche Nachricht zu einem anderen Produktbereich erhalten, wenn das den Kontext stört.
Essential kostet 29 $ pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 39 $ bei monatlicher Zahlung. Fin wird separat mit 0,99 $ pro Lösung berechnet. Bulk-E-Mail wird nach Sendungen abgerechnet. Diese Preisstruktur macht eine Vorschau auf geplante Kampagnen und Empfänger besonders relevant; addiere solche Beträge nicht pauschal, weil die tatsächliche Nutzung und Teamgröße variieren.
Erarbeite mit Support ein Prioritätsmodell für Sicherheits-, Service- und Produktmeldungen. Definiere, ob eine offene Unterhaltung einen geplanten Hinweis pausiert und wann eine Nachricht nach Gesprächsende wieder passend ist. Für B2B-Teams zählen auch Zuständigkeit und Account-Rolle: Eine Admin-Ankündigung sollte nicht automatisch alle Nutzer eines Kundenkontos treffen. Verwende die Präferenzen der Empfänger und die jeweilige Situation als Leitlinie, statt aus dem Vorhandensein eines Kanals auf die gewünschte Frequenz zu schließen.
Breites Set-up: Freie und bezahlte Pläne vergleichen
Für ein kleines Team kann ein kostenloser Tarif reichen, um einen klar begrenzten Stream zu starten. Entscheide zuerst, ob du Newsletter, Onboarding oder Produktupdates erproben willst. Wenn eine Plattform mehrere Zwecke unterstützt, beginne mit wenigen Regeln und einem festen Besitzer. So kannst du nachvollziehen, welche Nachricht die Reaktion ausgelöst hat, statt einen neuen Rhythmus gleichzeitig mit mehreren Kampagnen einzuführen.
Die Einstiegspreise sind nicht direkt vergleichbar: Manche Tarife beziehen sich auf Profile, Kontakte oder Nutzer, andere auf Sendungen oder Plätze. Für die Auswahl solltest du deine Liste und einen typischen Versandmonat beschreiben. Rechne dabei keine Planpreise verschiedener Anbieter zusammen und verwechsle eine enthaltene Versandmenge nicht mit einer Frequenzempfehlung. Halte fest, welche Grenzwerte dein Team selbst überwacht und welche der Anbieter tatsächlich technisch durchsetzt.
Baue danach einen kleinen Prozess für jede Änderung auf: Hypothese, betroffene Zielgruppe, Ausgangsrhythmus, neue Variante, Beobachtungszeitraum und Entscheidung. Ein Werkzeug kann Daten und Abläufe bereitstellen, aber Verantwortlichkeit bleibt bei deinem Team. Vor einem größeren Start solltest du Kampagnenkalender, Automationen und Supportmeldungen gemeinsam durchgehen. Das macht Überschneidungen sichtbar, bevor sie für Empfänger zu einer Serie unerwarteter Nachrichten werden.
Fünf Streams mit unterschiedlichen Aufgaben planen
Transaktionsmails entstehen aus einem konkreten Konto- oder Produktvorgang: Bestätigung, Quittung, Sicherheitsmeldung oder angeforderter Reset. Sie werden bei Bedarf versendet und sollten nicht auf einen Newsletter-Termin warten. Halte ihren Zweck eng, damit diese Kategorie nicht zum Ausweichkanal für Werbung wird. Zähle sie in deiner zentralen Gesamtansicht mit, auch wenn ihre Priorität gegenüber freiwilligen Marketingnachrichten anders ist.
Onboarding ist zeitlich begrenzt. Es beginnt an einem nachvollziehbaren Ereignis und endet, wenn ein Zeitraum abgelaufen oder ein vereinbartes Lernziel erreicht ist. Eine Person, die bereits eine Kernaktion abgeschlossen hat, braucht nicht weiter dieselben Einführungsschritte. Produktupdates sind dagegen an tatsächliche Änderungen gebunden. Frage vor dem Versand, welche Nutzergruppen betroffen sind und ob die Mitteilung eine unmittelbare Handlung erfordert.
Newsletter folgen einer redaktionellen Erwartung, etwa einer wöchentlichen oder monatlichen Ausgabe. Sales-Assist sollte auf einen konkreten Bedarf und eine passende Zuständigkeit reagieren; eine bloße Anmeldung ist nicht automatisch ein Grund für fortlaufende Vertriebsansprache. Vergib für jeden Stream einen Besitzer, einen Zweck, einen erlaubten Empfängerkreis und eine Regel für das Ende. Wenn eine Nachricht in keine Kategorie passt, überarbeite zuerst den Zweck, bevor du einen neuen Flow anlegst.
Globale Caps und Prioritäten teamübergreifend festlegen
Ein globales Cap betrachtet geplante Kampagnen und Automationen zusammen. Ohne gemeinsame Grenze kann jede einzelne Serie vernünftig wirken, während die Summe für Empfänger unübersichtlich wird. Entscheide, über welchen Zeitraum du die Gesamtheit betrachtest und welche Nachrichtenarten in die Grenze eingehen. Die konkrete Grenze sollte sich aus deinem Produkt, der Zielgruppe und beobachteten Reaktionen ergeben; kopiere keine pauschale Zahl aus einem fremden Playbook.
Schreibe außerdem eine Prioritätsreihenfolge auf. Sicherheits- und Kontohinweise können dringender sein als eine Produktankündigung; eine wichtige Kontomitteilung kann einen optionalen Newsletter verdrängen. Bei zwei gleichrangigen Nachrichten kannst du eine zusammenführen, später senden oder auslassen. Definiere diese Entscheidung vorab, statt im Versandmoment einen Ausnahmefall zu improvisieren. Eine Grenze, die ständig durch Sonderregeln umgangen wird, schützt niemanden.
Die Umsetzung sollte einen Empfänger auf überlappende Journeys prüfen, nicht nur einzelne Automationen betrachten. Erstelle Testprofile für typische Konflikte: eine frische Anmeldung, ein zahlender Account mit offener Supportfrage und ein aktiver Nutzer, der mehrere Interessensgebiete gewählt hat. Gehe die erwartete Ausgabe gemeinsam mit Marketing, Produkt und Support durch. Wenn das System keine gemeinsame Sperre bietet, dokumentiere einen manuellen Kampagnenkalender oder einen zentralen Freigabeschritt und kennzeichne diese Lücke im Betriebsablauf.
Ruhezeiten nach lokaler Zeit behandeln
Eine globale Versandstunde entspricht nicht überall derselben Lebenssituation. Nutze die lokale Zeitzone, sofern dein Produkt sie zuverlässig erfasst und die Verarbeitung dafür zulässig ist. Falls keine Zeitzone bekannt ist, lege ein nachvollziehbares Standardfenster fest und dokumentiere, wie du damit umgehst. Vermeide die Annahme, dass eine IP-Adresse dauerhaft den Aufenthaltsort einer Person abbildet.
Ruhezeiten sollten für nicht dringende Nachrichten gelten. Lege fest, ob ein geplanter Versand bis zum nächsten zulässigen Zeitfenster wartet, am Folgetag entfällt oder in einem anderen Rhythmus bleibt. Für ein Onboarding kann ein Aufschub den Zusammenhang mit dem letzten Schritt erhalten; für eine wöchentliche Zusammenfassung ist es meist einfacher, den nächsten geplanten Termin zu verwenden. Sicherheits- oder Kontomeldungen brauchen eine separate Dringlichkeitsentscheidung, die Produkt und Recht gemeinsam prüfen.
Berücksichtige auch Zeitumstellungen und Empfänger, die reisen oder mehrere Geräte nutzen. Teste die Darstellung im Versandprotokoll und kontrolliere, ob ein pausierter Versand später doppelt ausgelöst werden kann. Eine lokale Ruhezeit ist nur wirksam, wenn sie für Newsletter und Automationen dieselbe Bedeutung hat. Halte die Regel in einem zentralen Dokument fest, damit ein neues Teammitglied nicht für jede Kampagne eine andere Uhrzeitdefinition erfindet.
Präferenzzentrum als echte Frequenzwahl gestalten
Eine Abmeldung aus allen freiwilligen E-Mails ist oft die einzige sichtbare Alternative, wenn Empfänger keinen Einfluss auf den Takt haben. Ein Präferenzzentrum kann Wahlmöglichkeiten wie sofortige Produktmeldungen, eine regelmäßige Zusammenfassung, monatliche Neuigkeiten, thematische Auswahl oder eine vorübergehende Pause anbieten. Erkläre in einfacher Sprache, was jede Auswahl bedeutet und welche Nachrichten davon unberührt bleiben, etwa notwendige Konto- und Sicherheitsinformationen.
Vermeide ein Menü, das mehr Pflege verlangt als es Nutzen bietet. Beginne mit wenigen verständlichen Optionen und speichere Änderungen zuverlässig in einem Profil, das alle Versandabläufe lesen. Wenn ein Kontakt die monatliche Zusammenfassung wählt, darf ein separater Flow diese Entscheidung nicht durch wöchentliche Einzelaussendungen umgehen. Lege fest, was geschieht, wenn eine Person zugleich ein Thema abwählt und eine konkrete Produktbenachrichtigung abonniert hat.
Mache die Auswahl in jeder passenden Nachricht erreichbar und bestätige Änderungen verständlich. Erlaube eine Pause ohne Schuldgefühl und nenne, wie die Person wieder einsteigen kann. Bei B2B-Accounts kann eine zentrale Administration Einstellungen für Kolleginnen und Kollegen nicht stellvertretend ändern; unterscheide daher die persönliche Präferenz vom Account-Verteiler. Prüfe regelmäßig, ob gespeicherte Einstellungen tatsächlich mit dem Versand übereinstimmen.
Warnsignale ohne starre Grenzwerte lesen
Eine zu hohe Frequenz zeigt sich selten in nur einer Kennzahl. Häufigere Abmeldungen, Beschwerden über unerwünschte Nachrichten und nachlassendes Engagement sind Gründe, genauer hinzusehen. Öffnungen allein reichen als Erklärung nicht aus; Datenschutzfunktionen, Zustellbarkeit, Betreff und Inhalt beeinflussen die Messung ebenfalls. Vergleiche deshalb ähnliche Zielgruppen und dieselbe Nachrichtenart über mehrere Zyklen.
Sieh dir an, ob Veränderungen zeitlich mit einem neuen Flow, einer höheren Newsletterfrequenz oder einer Produktumstellung zusammenfallen. Prüfe auch, ob Empfänger ihre Präferenzen ändern und ob bestimmte Rollen stärker betroffen sind. Beschwerden verdienen eine zeitnahe Untersuchung, auch wenn andere Reaktionen stabil wirken. Wenn eine Gruppe stark nachlässt, reduziere zunächst die nicht dringenden Sendungen und untersuche, ob die Ursache im Rhythmus, im Nutzen oder in einer falschen Segmentierung liegt.
Erfinde keine universelle Schwelle, ab der eine Frequenz für alle SaaS-Produkte zu hoch wäre. Lege stattdessen für jeden Stream einen Ausgangswert fest und dokumentiere die eigene Entwicklung. Eine steigende Abmelderate bei gleichzeitig sinkender Interaktion ist anders zu bewerten als eine einzelne Abmeldung nach einer nützlichen Produktänderung. Entscheidend ist, dass dein Team die Signale nicht isoliert betrachtet und auf Beschwerden nicht erst nach einer großen Kampagne reagiert.
Cadence-Änderungen sauber testen
Formuliere vor dem Test eine überprüfbare Annahme: Eine zusätzliche Ausgabe soll beispielsweise mehr relevante Produktnutzung auslösen, ohne dass Empfänger häufiger abbestellen oder Beschwerden melden. Wähle einen Stream und eine Zielgruppe, deren Bedürfnisse ähnlich sind. Halte den bisherigen Rhythmus für eine Vergleichsgruppe bei, wenn Umfang und Produktkontext das erlauben. Bei einer notwendigen Änderung für alle Empfänger kannst du stattdessen den Verlauf vor und nach der Änderung beobachten und andere Änderungen dokumentieren.
Verändere nicht zugleich Frequenz, Inhalt, Segment und Versandzeit. Sonst lässt sich kaum erkennen, welche Anpassung eine Reaktion ausgelöst hat. Lege den Beobachtungszeitraum passend zum Stream fest: Ein Produktnewsletter hat andere Zyklen als eine kurze Einführungsserie. Notiere Start und Ende, betroffene Empfänger, Ausnahmen und die Kennzahlen, die für dein Ziel zählen. Beziehe Abmeldungen, Beschwerden und Engagement gemeinsam ein.
Beende den Versuch mit einer Entscheidung, nicht nur mit einem Dashboard. Übernimm die neue Kadenz, passe sie an oder kehre zum vorherigen Plan zurück. Schreibe auf, was du gelernt hast und welche Zielgruppe als Nächstes geprüft werden sollte. Falls das Ergebnis uneindeutig ist, verlängere nicht automatisch den Test mit immer mehr Sendungen; prüfe zuerst, ob Zeitraum, Segment oder Nachrichtentyp eine klare Aussage verhindert haben.
B2B- und Consumer-SaaS unterschiedlich abstimmen
Bei B2B-SaaS umfasst der Kauf- und Nutzungsprozess oft mehrere Rollen. Admins brauchen Einführungen und Änderungen, während einzelne Nutzer eine konkrete Funktion oder Hilfe benötigen. Ein globales Limit pro E-Mail-Adresse sieht nicht zwingend, dass mehrere Kontakte desselben Accounts in kurzer Zeit dieselbe Ankündigung bekommen. Plane deshalb sowohl individuelle Frequenz als auch accountbezogene Kontaktpunkte und kläre, welche Rolle eine Nachricht wirklich benötigt.
Consumer-SaaS hat häufig eine direkte Beziehung zwischen Produktnutzung und persönlicher Präferenz. Menschen können unterschiedliche Interessen, Nutzungsmuster und Toleranz für Benachrichtigungen haben. Eine Wahl zwischen sofortigen Hinweisen und einer Zusammenfassung kann hier relevanter sein als ein gemeinsamer Firmenkalender. Auch bei Verbrauchern darf Personalisierung nicht zur Begründung für unaufhörliche Ansprache werden; die Frequenz muss weiterhin einen klaren Nutzen bieten.
In beiden Modellen zählt der Produktkontext mehr als ein Branchenklischee. Ein B2B-Tool mit täglicher Teamarbeit kann häufige, knappe Hinweise rechtfertigen, während ein Consumer-Produkt mit seltenem Bedarf eher eine gelegentliche Zusammenfassung braucht. Beobachte die tatsächlichen Reaktionen, frage Nutzer nach ihren Präferenzen und passe Regeln je Segment an. Entscheide außerdem, ob eine Pause auf Personen-, Rollen- oder Account-Ebene gilt und wie sie nach einer Änderung wieder aufgehoben wird.
Einführung in überschaubaren Schritten
Inventarisiere zuerst alle Absender, Automationen, Newsletter und geplanten Produktmeldungen. Notiere Auslöser, Zielgruppe, Verantwortliche, Zweck, Zeitzone und Abmeldeweg. Suche nach doppelten Nachrichten und veralteten Sequenzen. Dieser Bestand zeigt, wo überhaupt Frequenz entsteht und welche Teams Daten für eine gemeinsame Regel brauchen.
Entwirf danach die Stream-Kategorien und die Rangfolge bei Konflikten. Lege fest, wie Transaktionsmail, Onboarding, Produktupdate, Newsletter und Sales-Assist jeweils beginnen und enden. Beschreibe globale Caps und Ruhezeiten in verständlichen Beispielen. Erstelle Testprofile, die mehrere dieser Bedingungen gleichzeitig erfüllen, und überprüfe die erwartete Entscheidung mit den beteiligten Teams.
Führe die Änderungen schrittweise ein. Beginne mit einem überschaubaren Stream, kontrolliere Versandprotokolle und Präferenzübernahme und erweitere erst, wenn die Zuständigkeit klar ist. Informiere Support über neue Pausen und Abmeldelogik, damit Antworten an Nutzer zur tatsächlichen Einstellung passen. Halte im Betrieb fest, wer eine Frequenz ändern darf, wie Änderungen dokumentiert werden und wann die Regeln erneut geprüft werden.
Fünf E-Mail-Streams getrennt planen
Transaktionsmails folgen einem konkreten Konto- oder Produktvorgang, etwa einer Bestätigung, Sicherheitsmeldung oder angeforderten Zurücksetzung. Sie werden bei Bedarf versendet und sollten nicht auf einen Newsletter-Termin warten. Halte ihren Zweck eng, damit diese Kategorie nicht zum Ausweichkanal für Werbung wird. Führe sie in einer Gesamtansicht mit, auch wenn ihre Priorität gegenüber freiwilligen Nachrichten anders ist.
Onboarding ist zeitlich begrenzt. Es beginnt an einem nachvollziehbaren Ereignis und endet, wenn ein Zeitraum abgelaufen oder ein Lernziel erreicht ist. Produktupdates hängen an tatsächlichen Änderungen: Frage vor dem Versand, welche Nutzergruppen betroffen sind und ob eine unmittelbare Handlung nötig ist. Newsletter folgen dagegen einem redaktionellen Takt, den Empfänger erwarten können. Sales-Assist sollte auf einen konkreten Bedarf und eine passende Zuständigkeit reagieren, nicht einfach auf jede Anmeldung.
Gib jedem Stream einen Verantwortlichen, einen Zweck, einen Empfängerkreis und eine Endbedingung. Wenn eine Nachricht in keine Kategorie passt, überarbeite zuerst ihren Zweck, statt einen zusätzlichen Flow zu eröffnen. Das macht Gespräche zwischen Produkt, Marketing, Support und Vertrieb konkreter. Es hilft auch, doppelte Inhalte zu finden, bevor sie in getrennten Automationen an dieselbe Person geraten.
Globale Caps und Prioritäten teamübergreifend festlegen
Ein globales Cap betrachtet geplante Kampagnen und Automationen gemeinsam. Ohne eine solche Sicht kann jede Serie einzeln vernünftig wirken, während die Summe für Empfänger unübersichtlich wird. Entscheide, über welchen Zeitraum du die Gesamtzahl betrachtest und welche Nachrichtenarten einbezogen werden. Leite die Grenze aus Produkt, Zielgruppe und beobachteten Reaktionen ab; eine universelle Zahl passt nicht für jeden SaaS-Fall.
Schreibe zusätzlich eine Prioritätsreihenfolge auf. Sicherheits- und Kontohinweise können dringender sein als Produktankündigungen; eine wichtige Kontomitteilung kann einen freiwilligen Newsletter verdrängen. Bei gleichrangigen Nachrichten kannst du eine zusammenführen, später senden oder auslassen. Definiere diese Entscheidung im Voraus. Eine Grenze, die durch ständig neue Sonderregeln umgangen wird, schützt niemanden.
Prüfe nicht nur einzelne Automationen, sondern auch Überschneidungen pro Empfänger. Erstelle Testprofile für typische Konflikte: frische Anmeldung, zahlender Account mit offener Supportfrage und aktiver Nutzer mit mehreren Interessen. Gehe die erwartete Reihenfolge mit Marketing, Produkt und Support durch. Wenn die Plattform keine gemeinsame Sperre unterstützt, nutze einen zentralen Kampagnenkalender oder Freigabeschritt und halte die Zuständigkeit fest.
Ruhezeiten an lokale Zeitzonen anpassen
Eine globale Versandstunde entspricht nicht überall derselben Tageszeit. Verwende die lokale Zeitzone, sofern dein Produkt sie zuverlässig erfasst und die Verarbeitung dafür zulässig ist. Falls keine Zeitzone bekannt ist, definiere ein nachvollziehbares Standardfenster. Gehe nicht davon aus, dass eine IP-Adresse dauerhaft den Aufenthaltsort einer Person abbildet.
Ruhezeiten sollten für nicht dringende Nachrichten gelten. Lege fest, ob ein geplanter Versand bis zum nächsten zulässigen Fenster wartet, am Folgetag entfällt oder im nächsten regulären Zyklus erscheint. Für eine Onboarding-Nachricht kann ein Aufschub den Bezug zum letzten Schritt erhalten; für einen Newsletter ist oft der nächste Ausgabetermin klarer. Sicherheits- oder Kontomeldungen brauchen eine gesonderte Dringlichkeitsentscheidung.
Berücksichtige Zeitumstellungen und prüfe im Versandprotokoll, ob ein pausierter Versand später doppelt ausgelöst werden kann. Die Regel sollte für Kampagnen und Automationen dieselbe Bedeutung haben. Dokumentiere auch, was bei unbekannter oder kürzlich geänderter Zeitzone geschieht, damit ein Teammitglied nicht für jede einzelne Aussendung eigene Annahmen trifft.
Ein Präferenzzentrum mit echter Frequenzwahl anbieten
Eine Komplettabmeldung ist oft die einzige sichtbare Alternative, wenn Empfänger keinen Einfluss auf den Takt haben. Ein Präferenzzentrum kann verständliche Wahlmöglichkeiten bieten: sofortige Produktmeldungen, eine regelmäßige Zusammenfassung, monatliche Neuigkeiten, Themenauswahl oder eine vorübergehende Pause. Erkläre, was jede Auswahl umfasst und welche Nachrichten davon unberührt bleiben, etwa notwendige Konto- und Sicherheitsinformationen.
Beginne mit wenigen Optionen, die dein Team auch tatsächlich einhalten kann. Speichere Änderungen zuverlässig an einer Stelle, die alle Versandabläufe berücksichtigen. Wenn jemand eine monatliche Zusammenfassung wählt, darf ein separater Flow diese Entscheidung nicht durch wöchentliche Einzelaussendungen umgehen. Lege fest, was bei kombinierten Wünschen gilt, etwa wenn ein Thema abgewählt und eine konkrete Produktbenachrichtigung abonniert wird.
Mache die Auswahl in jeder passenden Nachricht erreichbar und bestätige Änderungen klar. Bei B2B-Accounts unterscheidest du die persönliche Präferenz von einem gemeinsamen Account-Verteiler. Eine zentrale Administration kann nicht automatisch für alle Mitarbeitenden sprechen. Prüfe regelmäßig, ob gespeicherte Einstellungen im tatsächlichen Versand ankommen und wie eine Person nach einer Pause wieder einsteigen kann.
Warnsignale und Frequenztests richtig auswerten
Eine zu hohe Frequenz zeigt sich selten in nur einer Kennzahl. Häufigere Abmeldungen, Beschwerden und nachlassendes Engagement sind Gründe, genauer hinzusehen. Öffnungen allein erklären die Lage nicht, weil Datenschutzfunktionen, Zustellbarkeit, Betreff und Inhalt die Messung beeinflussen. Vergleiche daher ähnliche Zielgruppen und dieselbe Nachrichtenart über mehrere Versandzyklen.
Prüfe, ob die Veränderung zeitlich mit einem neuen Flow, einer höheren Newsletterfrequenz oder einer Produktumstellung zusammenfällt. Achte darauf, ob bestimmte Rollen stärker betroffen sind. Beschwerden verdienen eine zeitnahe Untersuchung, auch wenn andere Reaktionen stabil wirken. Lege für jeden Stream einen Ausgangswert fest, statt eine starre Schwelle für alle Produkte zu übernehmen. Bewerte Signale zusammen und betrachte auch mögliche Änderungen an Inhalt oder Segmentierung.
Für einen Cadence-Test formulierst du zuerst eine überprüfbare Annahme und wählst eine passende Gruppe. Verändere nur eine wesentliche Variable, etwa die Häufigkeit, und halte eine vergleichbare Gruppe beim bisherigen Rhythmus, wenn das praktikabel ist. Lege Start, Ende, Ausnahmen und relevante Reaktionen fest. Ein Newsletter braucht andere Beobachtungszyklen als eine kurze Einführung.
Beende den Versuch mit einer Entscheidung: neuen Takt übernehmen, anpassen oder zurückgehen. Notiere, was du gelernt hast. Wenn das Ergebnis unklar ist, prüfe Zeitraum, Zielgruppe und Nachrichteninhalt, bevor du einfach weitere Sendungen hinzufügst. So vermeidest du, dass ein kurzfristiger Ausschlag als sichere Wirkung einer Frequenzänderung missverstanden wird.
B2B- und Consumer-SaaS unterschiedlich abstimmen
Bei B2B-SaaS umfasst Kauf und Nutzung oft mehrere Rollen. Admins brauchen Einführungen und Änderungen, während einzelne Nutzer konkrete Funktionshinweise erhalten. Ein Cap pro E-Mail-Adresse sieht nicht zwingend, dass mehrere Kontakte desselben Accounts in kurzer Zeit dieselbe Ankündigung bekommen. Plane daher sowohl individuelle Frequenz als auch Account-Kontaktpunkte und kläre, welche Rolle eine Nachricht tatsächlich benötigt.
Consumer-SaaS hat häufig eine direkte Beziehung zwischen Produktnutzung und persönlicher Präferenz. Menschen können verschiedene Interessen und Nutzungsmuster haben. Eine Wahl zwischen sofortigen Hinweisen und einer Zusammenfassung kann wichtiger sein als ein gemeinsamer Firmenkalender. Auch hier ist Personalisierung kein Grund für unaufhörliche Ansprache; jede Nachricht braucht erkennbaren Nutzen.
In beiden Modellen zählt der Produktkontext mehr als ein Branchenklischee. Ein B2B-Tool mit täglicher Teamarbeit kann knappe, häufige Hinweise rechtfertigen, während ein Produkt mit seltenem Bedarf eher eine gelegentliche Zusammenfassung braucht. Beobachte tatsächliche Reaktionen, frage nach Präferenzen und passe Regeln je Segment an. Entscheide außerdem, ob eine Pause für eine Person, Rolle oder den ganzen Account gilt und wie sie aufgehoben wird.
Die Regeln schrittweise in Betrieb nehmen
Inventarisiere zuerst alle Absender, Automationen, Newsletter und geplanten Produktmeldungen. Notiere Auslöser, Zielgruppe, Zweck, Zuständigkeit, Zeitzone und Abmeldeweg. Suche nach doppelten Nachrichten und veralteten Sequenzen. Dieser Bestand macht sichtbar, wo Frequenz entsteht und welche Teams für eine gemeinsame Regel zusammenarbeiten müssen.
Entwirf danach Stream-Kategorien und Konfliktprioritäten. Beschreibe, wie Transaktionsmail, Onboarding, Produktupdate, Newsletter und Sales-Assist jeweils beginnen und enden. Erstelle Testprofile, die mehrere Bedingungen zugleich erfüllen, und prüfe die erwartete Entscheidung mit den beteiligten Teams. Führe Änderungen zunächst in einem überschaubaren Stream ein und kontrolliere Protokolle sowie Präferenzübernahme.
Informiere Support über neue Pausen und Abmeldelogik, damit Antworten an Nutzer zur tatsächlichen Einstellung passen. Halte fest, wer Frequenzregeln ändern darf, wie Anpassungen dokumentiert werden und wann eine Überprüfung stattfindet. Ein kleiner, nachvollziehbarer Prozess hilft mehr als eine komplexe Regel, die niemand pflegt.
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Häufige Fragen zur E-Mail-Frequenz
Wie legst du eine sinnvolle E-Mail-Frequenz fest?
Beginne mit dem Zweck jeder Nachricht und dem Moment, in dem sie relevant wird. Trenne notwendige Kontomitteilungen von Onboarding, Produktupdates, Newsletter und vertriebsnahen Nachrichten. Lege pro Stream einen eigenen Rhythmus fest, beobachte Reaktionen und ändere nur eine wesentliche Variable auf einmal.
Wie unterscheiden sich Frequenzen je E-Mail-Stream?
Transaktionsmails folgen einem Ereignis und werden bei Bedarf gesendet. Onboarding endet nach einem klaren Zeitraum oder einem erreichten Lernziel. Produktupdates erscheinen nach Relevanz, Newsletter nach einem verlässlichen Redaktionsrhythmus und Sales-Assist-Nachrichten nur bei passendem Bedarfssignal.
Was ist ein globales Versandlimit?
Ein globales Limit betrachtet alle Marketing-Automationen und Kampagnen zusammen. Es verhindert, dass mehrere Teams oder Flows dieselbe Person unabhängig voneinander zu dicht anschreiben. Definiere zusätzlich Prioritäten und Ausnahmen, damit notwendige Kontoinformationen nicht mit Werbenachrichten gleichgesetzt werden.
Sollten Transaktionsmails in ein Marketing-Cap zählen?
Trenne die Kategorien in der Regel. Eine Bestätigung, Sicherheitswarnung oder Rechnung erfüllt einen konkreten Kontozweck. Sie sollte trotzdem in der Gesamtbelastung sichtbar sein, damit Marketingversand bei einer Folge wichtiger Ereignisse zurückhaltend bleibt.
Wie gehst du mit Zeitzonen und Ruhezeiten um?
Speichere, soweit verfügbar und zulässig, die lokale Zeitzone der Person. Definiere Stunden, in denen nicht dringende Kampagnen pausieren, und behandle Ereignisse außerhalb des Fensters nach einer festgelegten Regel. Sicherheits- und Kontohinweise brauchen eine gesonderte Dringlichkeitslogik.
Welche Frequenzoptionen gehören in ein Präferenzzentrum?
Biete verständliche Wahlmöglichkeiten wie sofortige Produktmeldungen, eine wöchentliche Zusammenfassung, monatliche Neuigkeiten oder eine Pause. Erkläre kurz, was jede Option umfasst. Eine Frequenzwahl sollte gespeichert und von allen passenden Versandwegen respektiert werden.
Woran erkennst du, dass du zu häufig sendest?
Achte gemeinsam auf Abmeldungen, Spam-Beschwerden und nachlassendes Engagement. Vergleiche Trends innerhalb ähnlicher Zielgruppen und Streams statt isolierte Einzelwerte. Eine Änderung im Produkt oder in der Zielgruppe kann Kennzahlen ebenfalls beeinflussen, daher prüfe den Kontext.
Wie testest du eine Änderung des Versandrhythmus?
Formuliere eine konkrete Erwartung, wähle eine passende Gruppe und verändere zunächst nur die Frequenz. Beobachte über einen Zeitraum, der zum Stream passt, sowohl gewünschte Reaktionen als auch Abmeldungen und Beschwerden. Dokumentiere den Ablauf und setze die Änderung zurück, wenn die Wirkung unklar oder ungünstig ist.
Brauchen B2B- und Consumer-SaaS unterschiedliche Regeln?
Oft ja, weil Nutzung, Kaufprozess und Erwartungen auseinanderliegen. B2B-Kommunikation kann an Account-Rollen, Arbeitsabläufe und längere Entscheidungen anknüpfen. Consumer-Produkte brauchen häufig mehr Kontrolle über Interessengebiete und Pausen. Entscheidend sind jedoch beobachtete Präferenzen und der konkrete Nutzen.
Wie wählst du ein Tool für Frequenzsteuerung aus?
Prüfe, ob dein Anbieter Regeln über mehrere Automationen hinweg anwenden kann, ob Transaktions- und Marketingströme unterscheidbar bleiben und ob Ruhezeiten, lokale Zeitzonen sowie Präferenzen in deinen Ablauf passen. Kläre außerdem, welche Daten deine Teams für Auswertung und Tests benötigen.